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EL DEBER DE CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

Algunas empresas archivan sus facturas y otros documentos durante un elevado número de años, a veces 10 o más. Unos ignoran realmente cuántos años deben custodiar la información y otros afirman taxativamente que siempre han sido al menos 5 años. Pero, quién regula esto: ¿la ley orgánica de protección de datos, la administración tributaria, el código de comercio, otra administración…?

En primer lugar respecto de aquellos documentos que contengan datos de carácter personal debemos considerar lo dispuesto en el artículo artículo 8.6 del Reglamento de desarrollo de la LOPD – (Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre) que expone:

“Los datos de carácter personal serán cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido recabados o registrados. No obstante, podrán conservarse durante el tiempo en que pueda exigirse algún tipo de responsabilidad derivada de una relación u obligación jurídica o de la ejecución de un contrato o de la aplicación de medidas precontractuales solicitadas por el interesado. Una vez cumplido el período al que se refieren los párrafos anteriores, los datos sólo podrán ser conservados previa disociación de los mismos, sin perjuicio de la obligación de bloqueo prevista en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, y en el presente reglamento.”

Es decir, la LOPD no define exactamente un plazo para cancelar los datos y dependerá del tipo de que se trate, simplemente indica que se cancelarán cuando dejen de ser necesarios siendo regulado por la normativa que afecte a la naturaleza de los mismos.

Vamos a analizar el caso que más se preguntan los empresarios y autónomos, ¿cuándo tiempo debo conservar las facturas de los clientes o proveedores? En primer lugar, cuándo dejen de ser necesarios para la actividad de la empresa y en segundo lugar habrá que tener en cuenta la legislación general tributaria (art.66 a 70). El plazo de prescripción es de 4 años aunque este plazo se puede prolongar ante algún supuesto de interrupción del período de prescripción.

También debemos tener en cuenta la ley de comercio que en su artículo 30 indica:

“1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.”

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