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ENCARGADOS DE TRATAMIENTO

¿QUÉ ES UN ENCARGADO DE TRATAMIENTO?

El “Encargado de Tratamiento” según la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal, es aquella persona o entidad que presta un servicio a un cliente y para ello es necesario que acceda a datos de carácter personal de los ficheros de ese cliente.

Un caso muy sencillo de entender es cuando un Asesor Laboral lleva la gestión de nóminas y contratos a una empresa, para ello será necesario que la empresa envíe su fichero de personal, donde se incluyen datos de sus trabajadores al asesor, por ello éste tratará los datos de terceras personas con las que no tiene ningún tipo de relación.

De igual manera también son Encargados de Tratamiento:

ASESORIAS FISCALES

GESTORÍAS

ADMINISTRADORES DE FINCAS

ALGUNAS ASOCIACIONES EMPRESARIALES

EMPRESAS DE MARKETING

EMPRESAS DE MANTENIMIENTO INFORMÁTIVO

EMPRESAS DE PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES

EMPRESAS DE VIDEOVIGILANCIA

Aunque exista una comunicación de datos entre empresas, el cliente con su asesoría, la LOPD no lo considera una cesión de datos en la que se requiera el consentimiento del interesado, sin embargo ha de existir un documento entre ambas empresas que garantice la seguridad de los datos transmitidos.

¿QUÉ ES EL CONTRATO DE ACCESO DE DATOS A TERCEROS?

Para que una cesión de datos sea considerada “acceso a los datos por cuenta de terceros” tiene que estar fundamentada en la prestación de un servicio que debe estar formalizado en un contrato cuya forma, contenido y características se encuentran regulados en el artículo 12 de la LOPD en los siguientes términos:

  • Forma del contrato. Para que el contrato sea válido, deberá constar por escrito o en alguna otra forma que permita acreditar su celebración y contenido
  • Tratamiento de los datos. El encargado del tratamiento únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento. 
  • Finalidad del tratamiento. En el contrato quedará reflejada la finalidad con la que se deben tratar los datos, y el encargado del tratamiento obligará a no utilizar los datos con otros fines. 
  • Comunicación de datos. El encargado del tratamiento no comunicará los datos, ni siquiera para su conservación, a otras personas.
  • Medidas de seguridad. En el contrato se estipularán, asimismo, las medidas de seguridad que el encargado del tratamiento está obligado a implementar.
  • Finalización del servicio. Una vez cumplida la prestación contractual, los datos de carácter personal deberán ser destruidos o devueltos al responsable del tratamiento, al igual que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento.
  • Consecuencias del incumplimiento del contrato. Si el encargado del tratamiento destina los datos a otra finalidad, los comunica o los utiliza incumpliendo las estipulaciones del contrato, será también considerado responsable del tratamiento, respondiendo de las infracciones en que hubiera incurrido personalmente.

INFRACCIONES Y SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO DE LA FIRMA DEL DOCUMENTO DE CESIÓN DE DATOS A TERCEROS

Cada figura deberá asumir su propia responsabilidad:

RESPONSABLE DEL FICHERO. Entregar los datos a un tercero para la prestación de un servicio sin observar las condiciones previstas en el art. 12 de la LOPD, supone estar efectuando una comunicación de datos que si no se lleva a cabo en las condiciones previstas en el art. 11 de la LOPD, sería constitutivo de una infracción muy grave sancionable por la AGPD con multas desde los 300.000 € hasta los 600.000 € en función del daño causado y de las circunstancias en que se haya cometido la infracción

ENCARGADO DE TRATAMIENTO. Está obligado a tratar los datos siguiendo estrictamente las instrucciones del responsable del fichero en los términos y condiciones que se hayan estipulado contractualmente, debiendo tener en cuenta que si destina los datos a otra finalidad, los comunica o los utiliza incumpliendo las cláusulas del contrato, será también considerado responsable del tratamiento, respondiendo de las infracciones en que hubiera incurrido personalmente.

SUBCONTRATISTA. Debe tener en cuenta que, a pesar de estar subcontratado, también asume el papel de encargado de tratamiento, debiendo tratar los datos siguiendo estrictamente las condiciones del contrato de subcontratación de servicios, de manera que si destina los datos a otra finalidad, los comunica o los utiliza incumpliendo las cláusulas del contrato, será también considerado responsable del tratamiento, respondiendo de las infracciones en que hubiera incurrido personalmente.

BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADO Núm. 55 sábado 5 de marzo de 2011 Sec. I. Pág. 25231. Modificación LOPD

Se da nueva redacción a los apartados 2 a 4 del artículo 44, que quedan redactados en los siguientes términos:

Son infracciones leves:

d) La transmisión de los datos a un encargado del tratamiento sin dar cumplimiento a los deberes formales establecidos en el artículo 12 de esta Ley.

Se modifican los apartados 1 a 5 del artículo 45, siendo la redacción resultante la siguiente:

1. Las infracciones leves serán sancionadas con multa de 900 a 40.000 euros.

2. Las infracciones graves serán sancionadas con multa de 40.001 a 300.000 euros.

3. Las infracciones muy graves serán sancionadas con multa de 300.001 a 600.000 euros.

Solicitar información

Le informamos que sus datos serán tratados por ARCODATOS SLU - B45807203 según los siguientes términos: Finalidad de los tratamientos: Atender sus consultas y/o enviarle información relacionada con su solicitud, Legitimación: Consentimiento que el interesado nos otorga en el momento de enviar el formulario Periodo de conservación: Siempre que continúe existiendo interés en mantener las relaciones por ambas partes. Destinatarios: No se realizarán cesiones de datos, salvo obligación legal Derechos de los interesados: A retirar el consentimiento, acceder, rectificar y suprimir los datos, así como otros derechos como se informa en la Política de privacidad
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